Test: Ofimàtica: processadors de text, fulls de càlcul i presentacions

El tema d’ofimàtica és un dels blocs pràctics del temari de l’Auxiliar Administratiu de la Generalitat de Catalunya. Les preguntes d’examen se centren en funcionalitats concretes dels programes de processament de text, fulls de càlcul i presentacions, així com en els formats de fitxer oberts exigits per l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat (ENI). Dominar aquest tema implica conèixer tant la nomenclatura tècnica com les funcions més habituals en l’entorn administratiu.

Marc normatiu

L’Esquema Nacional d’Interoperabilitat, aprovat pel Reial decret 4/2010, de 8 de gener, estableix les condicions que han de complir les administracions públiques en matèria de formats de documents i intercanvi d’informació electrònica.

Aspectes clau de l’ENI per a aquest tema:

• L’art. 11 del RD 4/2010 estableix l’obligació d’usar estàndards oberts en els documents electrònics de les administracions públiques.
• Es prioritzen els formats que garanteixin la independència tecnològica i la neutralitat respecte als fabricants de programari.
• El format ODF (Open Document Format) és el format obert de referència per a documents de text, fulls de càlcul i presentacions en l’àmbit de l’administració.
• L’annex IV del RD 4/2010 recull els estàndards i formats admesos per a documents administratius electrònics.

La Generalitat de Catalunya, en el marc de l’ENI, promou l’ús de programari de codi obert i formats estàndards en la seva activitat administrativa.

Processadors de text

Un processador de text és una aplicació informàtica que permet crear, editar, formatar i guardar documents escrits.

Programes de referència

• LibreOffice Writer: programari lliure i de codi obert. Format natiu: .odt (Open Document Text). És el format alineat amb l’ENI.
• Microsoft Word: programari privatiu. Format natiu: .docx (des de la versió 2007). Format antic: .doc.
• Tots dos permeten exportar a PDF (Portable Document Format).

Funcions essencials del processador de text

• Format de caràcter: tipus de lletra (font), mida, negreta, cursiva, subratllat, color.
• Format de paràgraf: alineació (esquerra, dreta, centrada, justificada), sagnat, interlineat, espai entre paràgrafs.
• Estils: plantilles de format predefinides que s’apliquen a títols, cossos de text, etc. Faciliten la coherència visual i la generació automàtica d’índexs.
• Taules: inserció de files i columnes per organitzar informació.
• Combinació de correspondència (combinació de correu o mailing): fusió d’un document principal amb una base de dades per generar documents personalitzats en sèrie (cartes, etiquetes, etc.).
• Control de canvis: registra les modificacions fetes per diferents usuaris en un document compartit.
• Macros: seqüències d’ordres automatitzades per repetir tasques.

Formats de fitxer en processadors de text

• .odt → format obert (ODF); recomanat per l’ENI.
• .docx → format Microsoft Office XML.
• .doc → format antic Microsoft Word (binari).
• .pdf → format de presentació; no editable de manera directa.
• .txt → text pla, sense format.
• .rtf → Rich Text Format; intercanvi entre processadors.

Fulls de càlcul

Un full de càlcul és una aplicació que organitza les dades en una graella de files (identificades per números) i columnes (identificades per lletres). La intersecció d’una fila i una columna s’anomena cel·la.

Programes de referència

• LibreOffice Calc: format natiu .ods (Open Document Spreadsheet). Alineat amb l’ENI.
• Microsoft Excel: format natiu .xlsx (des de 2007). Format antic: .xls.

Conceptes clau del full de càlcul

• Cel·la: unitat bàsica d’introducció de dades. S’identifica per la combinació de columna i fila (ex.: A1, C5).
• Rang: conjunt de cel·les contigües (ex.: A1:D10).
• Fórmula: expressió que comença per = i realitza càlculs (ex.: =SUMA(A1:A10)).
• Funció: fórmula predefinida. Exemples habituals:
  • =SUMA() → suma d’un rang.
  • =MITJANA() / =PROMEDIO() → mitjana aritmètica.
  • =MAX() / =MIN() → valor màxim o mínim.
  • =SI() → funció condicional (si es compleix una condició, retorna un valor; si no, un altre).
  • =COMPTAR() / =CONTAR() → compta cel·les amb valors numèrics.
• Referència absoluta: la cel·la no canvia en copiar la fórmula. S’indica amb el símbol $ (ex.: $A$1).
• Referència relativa: la cel·la s’adapta en copiar la fórmula (ex.: A1).
• Referència mixta: fixa només la fila o la columna (ex.: $A1 o A$1).
• Gràfic: representació visual de les dades (barres, línies, sectors, etc.).
• Filtre: eina que mostra només les files que compleixen un criteri determinat.
• Ordenació: organitza les dades de manera ascendent o descendent.
• Taula dinàmica (taula pivot): resum interactiu de grans volums de dades.

Formats de fitxer en fulls de càlcul

• .ods → format obert (ODF); recomanat per l’ENI.
• .xlsx → format Microsoft Office XML.
• .xls → format antic Microsoft Excel.
• .csv → valors separats per comes; intercanvi de dades sense format.

Presentacions

Una presentació és una aplicació que permet crear documents visuals formats per diapositives, destinats a exposicions o comunicacions.

Programes de referència

• LibreOffice Impress: format natiu .odp (Open Document Presentation). Alineat amb l’ENI.
• Microsoft PowerPoint: format natiu .pptx (des de 2007). Format antic: .ppt.

Conceptes clau de les presentacions

• Diapositiva: unitat bàsica de la presentació. Pot contenir text, imatges, gràfics, vídeos i taules.
• Patró de diapositives: plantilla que defineix el disseny i el format comú de totes les diapositives.
• Transició: efecte visual que es produeix en passar d’una diapositiva a la següent.
• Animació: efecte aplicat a un element concret dins d’una diapositiva (entrada, sortida, èmfasi).
• Mode de visualització:
  • Vista normal: edició de diapositives individuals.
  • Vista classificadora: visió general de totes les diapositives en miniatura.
  • Vista de presentació: reproducció a pantalla completa.
• Notes del presentador: text de suport visible per al presentador però no per al públic.

Formats de fitxer en presentacions

• .odp → format obert (ODF); recomanat per l’ENI.
• .pptx → format Microsoft Office XML.
• .ppt → format antic Microsoft PowerPoint.
• .pdf → exportació per a distribució.

Dades numèriques i aspectes que més es pregunten

• El RD 4/2010 va entrar en vigor el 29 de gener de 2010 (publicat al BOE l’8 de gener de 2010).
• Els tres formats ODF principals: .odt (text), .ods (càlcul), .odp (presentació).
• Les columnes d’un full de càlcul s’identifiquen amb lletres; les files, amb números.
• Una fórmula en un full de càlcul sempre comença amb el signe =.
• El símbol $ indica referència absoluta en un full de càlcul.
• La combinació de correspondència utilitza un document principal i una font de dades (base de dades o full de càlcul).

Errors típics de l’opositor

• Confondre .odt (text) amb .ods (càlcul) o .odp (presentació). Cada aplicació té la seva extensió ODF pròpia.
• Creure que .pdf és un format editable natiu: no ho és; és un format de presentació i distribució.
• Confondre transició (efecte entre diapositives) amb animació (efecte sobre un element dins d’una diapositiva).
• Confondre referència absoluta ($A$1) amb referència relativa (A1): la primera no canvia en copiar; la segona sí.
• Pensar que el format .docx és un estàndard obert: és un format XML propietari de Microsoft, no equivalent a l’ODF exigit per l’ENI.
• Oblidar que l’ENI obliga les administracions públiques a usar formats oberts, no els ciutadans.

Trucs mnemotècnics

• ODF = Obert De Fitxer: els tres formats ODF acaben en la lletra de l’aplicació → text → .odt / spreadsheet → .ods / presentation → .odp.
• “Les columnes van de A a Z, les files de 1 a N”: columnes = lletres (abecedari), files = números (ordre natural).
• “Dòlar = fix”: el símbol $ fixa la referència; sense $, la referència és lliure (relativa).
• “Transició = entre diapositives; Animació = dins d’una diapositiva”: la T de Transició = Trànsit entre dues coses.
• RD 4/2010 = ENI: el número 4 i l’any 2010 identifiquen exclusivament l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat.