Materia de estudio
Resumen del tema con citas literales de la normativa oficial. Lee los apuntes y luego pon a prueba lo que has aprendido en el test.
El Tema 21 es eminentemente práctico y técnico: versa sobre bases de datos relacionales y, en particular, sobre Microsoft Access como herramienta ofimática de gestión de información. En las oposiciones de Auxiliar Administrativo del Estado (C2) este tema se pregunta con frecuencia mediante preguntas de identificación de objetos, terminología y funcionalidades. Dominar la estructura conceptual de Access y las relaciones entre sus objetos es suficiente para resolver la mayoría de ítems del examen.
Marco normativo
Este tema es de naturaleza técnico-informática, no jurídica. No obstante, el uso de bases de datos en la Administración Pública conecta con obligaciones legales concretas:
- Ley 39/2015, de 1 de octubre: el art. 26 regula los documentos públicos administrativos y su soporte electrónico; el art. 17 establece la obligación de mantener un archivo electrónico único de los documentos que formen parte de expedientes administrativos. La gestión de esos documentos y expedientes puede apoyarse en bases de datos.
- Ley 40/2015, de 1 de octubre: el art. 156 define el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) como el conjunto de criterios y recomendaciones para el intercambio de información entre Administraciones.
- Real Decreto 4/2010, de 8 de enero (ENI): regula los estándares de datos e interoperabilidad. El art. 11 establece la obligación de usar formatos abiertos y estándares en el intercambio de información, lo que afecta a la exportación e importación de datos desde bases de datos administrativas.
- Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo: el art. 2 define la actuación administrativa automatizada; el art. 3 regula los sistemas de información que soportan la tramitación electrónica, entre los que se incluyen las bases de datos corporativas.
Nota para el examen: las preguntas de este tema raramente citan artículos concretos. Se centran en el funcionamiento de Access. La normativa anterior sirve para contextualizar, no para memorizar artículos específicos de este bloque.
¿Qué es una base de datos?
Una base de datos es un conjunto organizado de información estructurada, almacenada electrónicamente, que permite su consulta, modificación y gestión de forma eficiente.
- Base de datos relacional: organiza la información en tablas relacionadas entre sí mediante campos comunes. Es el modelo que utiliza Access.
- SGBD (Sistema Gestor de Base de Datos): software que permite crear, mantener y explotar bases de datos. Access es un SGBD de escritorio de Microsoft, integrado en el paquete Office/Microsoft 365.
Principales funciones y utilidades de Access
Access permite:
- Crear y gestionar tablas de datos.
- Diseñar consultas para filtrar, ordenar y calcular información.
- Construir formularios para introducir y visualizar datos de forma amigable.
- Generar informes para presentar datos formateados e imprimibles.
- Establecer relaciones entre tablas para evitar redundancias y garantizar la integridad de los datos.
- Automatizar tareas mediante macros y módulos de código (VBA).
- Importar y exportar datos en formatos como Excel (.xlsx), texto (.csv) o XML.
Los objetos principales de Access
Tablas
- Son la unidad básica de almacenamiento. Toda la información reside en tablas.
- Se organizan en filas (registros) y columnas (campos).
- Cada campo tiene un tipo de dato asignado: texto corto, número, fecha/hora, sí/no, moneda, autonumérico, etc.
- La clave principal (clave primaria) identifica de forma única cada registro. No puede haber dos registros con el mismo valor en ese campo, ni puede estar vacío (valor nulo).
- El tipo Autonumérico genera automáticamente un valor único para cada registro nuevo; es el más habitual como clave primaria.
Consultas
- Permiten extraer, filtrar, ordenar y calcular datos de una o varias tablas.
- Tipos principales de consultas:
- Consulta de selección: recupera registros que cumplen determinados criterios. Es la más habitual.
- Consulta de acción: modifica datos. Incluye:
- Consulta de actualización: modifica valores existentes.
- Consulta de datos anexados: añade registros de una tabla a otra.
- Consulta de eliminación: borra registros que cumplen una condición.
- Consulta de creación de tabla: genera una nueva tabla con el resultado.
- Consulta de parámetros: solicita al usuario un valor antes de ejecutarse.
- Consulta de referencias cruzadas: muestra datos en formato de fila/columna similar a una tabla dinámica.
- Las consultas se diseñan en la vista Diseño (cuadrícula QBE: Query By Example) o en vista SQL.
Formularios
- Son interfaces gráficas para introducir, editar y visualizar registros de forma más cómoda que en la vista de tabla.
- Pueden basarse en una tabla o en una consulta.
- Tipos relevantes:
- Formulario simple: muestra un registro cada vez.
- Formulario continuo: muestra varios registros a la vez en filas.
- Subformulario: formulario insertado dentro de otro; útil para mostrar registros relacionados (ej. pedidos dentro de un cliente).
- Se crean con el Asistente para formularios o en vista Diseño.
Informes
- Permiten presentar datos formateados para su impresión o exportación.
- Se pueden agrupar registros, calcular totales, subtotales y aplicar formato profesional.
- Se basan en tablas o consultas.
- Secciones de un informe:
- Encabezado del informe: aparece solo al inicio.
- Encabezado de página: se repite en cada página.
- Encabezado de grupo: aparece al inicio de cada grupo.
- Detalle: contiene los registros individuales.
- Pie de grupo: totales por grupo.
- Pie de página: se repite al final de cada página.
- Pie del informe: aparece solo al final.
Relaciones entre tablas
Las relaciones son el elemento que convierte Access en un SGBD relacional. Evitan la duplicación de datos y garantizan la integridad referencial.
Tipos de relaciones
- Uno a uno (1:1): un registro de la tabla A corresponde a un único registro de la tabla B.
- Uno a varios (1:N): un registro de la tabla A puede corresponder a varios registros de la tabla B. Es la relación más frecuente (ej. un cliente con varios pedidos).
- Varios a varios (N:M): varios registros de A se relacionan con varios de B. Requiere una tabla intermedia (tabla de unión) que contiene las claves primarias de ambas tablas.
Integridad referencial
- Garantiza que no existan registros “huérfanos” en la tabla del lado “varios”.
- Si se activa, Access impide:
- Añadir un registro en la tabla secundaria sin que exista el registro correspondiente en la tabla principal.
- Eliminar un registro de la tabla principal si tiene registros relacionados en la secundaria.
- Opciones adicionales: actualización en cascada y eliminación en cascada.
Clave externa (clave foránea)
- Campo de la tabla secundaria que contiene el valor de la clave primaria de la tabla principal.
- Es el mecanismo técnico que implementa la relación.
Datos y conceptos que más se preguntan
- La clave primaria no admite valores nulos ni duplicados.
- El tipo de dato Autonumérico es el más usado como clave primaria.
- La relación más común en bases de datos relacionales es uno a varios (1:N).
- Una consulta de selección no modifica datos; las consultas de acción sí los modifican.
- Los formularios facilitan la entrada de datos; los informes están orientados a la salida/impresión.
- La cuadrícula de diseño de consultas se denomina QBE (Query By Example).
- Una tabla de unión es obligatoria en las relaciones varios a varios (N:M).
Errores típicos del opositor
- Confundir formulario (entrada de datos) con informe (salida/impresión de datos).
- Creer que las consultas de selección modifican la base de datos: no lo hacen.
- Confundir clave primaria (identifica el registro en su propia tabla) con clave externa (referencia a la clave primaria de otra tabla).
- Pensar que Access puede gestionar relaciones N:M directamente sin tabla intermedia: no puede; siempre requiere tabla de unión.
- Confundir el tipo Autonumérico (lo genera Access automáticamente) con el tipo Número (lo introduce el usuario).
Trucos mnemotécnicos
- T-C-F-I → Tablas, Consultas, Formularios, Informes: los cuatro objetos principales de Access en orden lógico de trabajo (primero se crean las tablas, luego se consultan, luego se visualizan con formularios y se imprimen con informes).
- “Las consultas de Selección Solo miran, las de Acción Actúan”: para recordar que solo las de acción modifican datos.
- “1:N es la reina”: la relación uno a varios es la más habitual en cualquier base de datos relacional.
- “N:M necesita mamá”: la relación varios a varios necesita una tabla intermedia (la “madre” que las une).
- Integridad referencial = “sin huérfanos”: ningún registro del lado “varios” puede existir sin su correspondiente en el lado “uno”.