Test: Ofimatica avanzada: bases de datos y presentaciones

Este tema es de carácter técnico-práctico y no se ancla en normativa jurídica, sino en el conocimiento funcional de las herramientas ofimáticas más habituales en la Administración General del Estado. Las preguntas de examen se centran en conceptos, terminología y operaciones concretas de bases de datos y presentaciones, por lo que la memorización de definiciones precisas y funcionalidades específicas es determinante para superar el tipo test.

Marco normativo y contexto

El temario oficial de Auxiliar Administrativo del Estado (C2) incluye la ofimática como bloque transversal. No existe una norma jurídica que regule los conceptos técnicos de este tema: las preguntas se basan en el funcionamiento estándar de las aplicaciones ofimáticas de uso generalizado en la Administración, especialmente las suites Microsoft Office y LibreOffice, que son las más presentes en los exámenes convocados por el Ministerio de Hacienda y Función Pública.

Bases de datos: conceptos fundamentales

Qué es una base de datos

Una base de datos es un conjunto organizado de datos relacionados entre sí, almacenados de forma estructurada para facilitar su consulta, actualización y gestión. Las bases de datos relacionales organizan la información en tablas.

Elementos básicos de una base de datos relacional

• Tabla: estructura que almacena datos en filas y columnas. Equivale a una entidad (p. ej., “Empleados”).
• Registro: cada fila de una tabla. Representa una instancia concreta (p. ej., un empleado concreto).
• Campo: cada columna de una tabla. Representa un atributo (p. ej., “Apellidos”, “DNI”).
• Clave primaria: campo o conjunto de campos que identifica de forma única cada registro. No puede contener valores nulos ni repetidos.
• Clave externa o foránea: campo de una tabla que referencia la clave primaria de otra tabla. Establece la relación entre tablas.
• Índice: estructura auxiliar que acelera las búsquedas sobre un campo determinado.

Tipos de relaciones entre tablas

• Uno a uno (1:1): un registro de la tabla A se relaciona con un único registro de la tabla B.
• Uno a varios (1:N): un registro de la tabla A puede relacionarse con varios registros de la tabla B. Es la relación más habitual.
• Varios a varios (N:M): varios registros de A se relacionan con varios de B. Requiere una tabla intermedia.

Consultas: tipos y funciones

• Consulta de selección: recupera registros que cumplen un criterio. Es la más frecuente.
• Consulta de acción: modifica datos. Incluye:
  • Consulta de actualización: modifica valores existentes.
  • Consulta de datos anexados: añade registros de una tabla a otra.
  • Consulta de eliminación: borra registros que cumplen un criterio.
  • Consulta de creación de tabla: genera una nueva tabla con el resultado.
• Consulta de referencias cruzadas: presenta datos resumidos en formato de tabla cruzada (filas y columnas).

Formularios e informes

• Formulario: interfaz para introducir, visualizar y editar datos de forma cómoda. No almacena datos por sí mismo; actúa sobre la tabla o consulta subyacente.
• Informe: documento diseñado para imprimir o presentar datos de forma estructurada. Permite agrupar, ordenar y calcular totales.

Lenguaje SQL: instrucciones básicas

El lenguaje SQL (Structured Query Language) es el estándar para gestionar bases de datos relacionales. Las instrucciones más preguntadas en examen:

• SELECT: recupera datos de una o varias tablas.
• FROM: indica la tabla de origen.
• WHERE: establece el criterio de filtro.
• ORDER BY: ordena el resultado (ASC = ascendente; DESC = descendente).
• INSERT INTO: inserta nuevos registros.
• UPDATE ... SET: modifica registros existentes.
• DELETE FROM: elimina registros.
• GROUP BY: agrupa registros para aplicar funciones de agregado.
• Funciones de agregado: COUNT(), SUM(), AVG(), MAX(), MIN().

Presentaciones: conceptos fundamentales

Qué es una presentación

Una presentación es un documento compuesto por diapositivas diseñadas para apoyar una exposición oral o comunicar información de forma visual. Las aplicaciones de referencia son Microsoft PowerPoint y LibreOffice Impress.

Elementos de una diapositiva

• Marcador de posición (placeholder): cuadro predefinido en la plantilla para insertar texto, imágenes u otros objetos.
• Diseño de diapositiva: disposición predefinida de los marcadores de posición.
• Tema: conjunto de colores, fuentes y efectos que se aplica de forma uniforme a toda la presentación.
• Patrón de diapositivas: diapositiva maestra que controla el formato y diseño de todas las diapositivas basadas en ella. Los cambios en el patrón afectan a todas las diapositivas que lo usan.

Tipos de vistas en una presentación

• Vista Normal: vista de edición principal. Muestra el panel de diapositivas, el área de edición y el panel de notas.
• Vista Clasificador de diapositivas: muestra todas las diapositivas en miniatura. Útil para reorganizar el orden.
• Vista Presentación con diapositivas: modo de proyección a pantalla completa.
• Vista Esquema: muestra solo el texto de las diapositivas en formato de esquema jerárquico.
• Vista Página de notas: muestra la diapositiva y su nota del orador.

Transiciones y animaciones

• Transición: efecto visual que se produce al pasar de una diapositiva a la siguiente. Se aplica a la diapositiva completa.
• Animación: efecto que se aplica a un objeto concreto dentro de una diapositiva (texto, imagen, forma). Tipos de animación:
  • Entrada: el objeto aparece en la diapositiva.
  • Énfasis: el objeto ya visible recibe un efecto para destacarlo.
  • Salida: el objeto desaparece de la diapositiva.
  • Trayectoria de desplazamiento: el objeto se mueve siguiendo un recorrido definido.

Formatos de archivo habituales

• .pptx: formato estándar de PowerPoint (desde Office 2007).
• .ppt: formato antiguo de PowerPoint (versiones anteriores a 2007).
• .odp: formato abierto de LibreOffice Impress.
• .pdf: formato de exportación para distribución sin edición.
• .ppsx / .pps: formato de presentación directa (se abre en modo proyección).

Datos numéricos y conceptos que más se preguntan

• Una clave primaria no admite valores nulos ni duplicados.
• La relación 1:N es la más común en bases de datos relacionales.
• El patrón de diapositivas afecta a todas las diapositivas basadas en él, no solo a una.
• Las transiciones se aplican a la diapositiva; las animaciones, a objetos individuales.
• ORDER BY sin especificar dirección ordena por defecto de forma ascendente (ASC).
• Un formulario de base de datos no almacena datos: los datos residen en la tabla.
• El formato .ppsx abre la presentación directamente en modo presentación, sin pasar por edición.

Errores típicos del opositor

• Confundir registro (fila) con campo (columna). Recuerda: el campo es el atributo; el registro, la instancia.
• Confundir transición (entre diapositivas) con animación (sobre un objeto dentro de la diapositiva).
• Creer que el formulario almacena datos propios: no lo hace. Solo es una interfaz sobre la tabla o consulta.
• Confundir clave primaria con índice: la clave primaria identifica unívocamente el registro; el índice es una estructura de búsqueda que puede crearse sobre cualquier campo.
• Pensar que DELETE FROM sin cláusula WHERE borra solo algunos registros: borra todos los registros de la tabla.
• Confundir el patrón de diapositivas con un diseño concreto: el patrón es la diapositiva maestra que controla a los demás diseños.

Trucos mnemotécnicos

• “Fila = Registro, Columna = Campo” → piensa en una ficha de empleado: cada ficha es un registro; cada dato de la ficha (nombre, DNI) es un campo.
• “Transición = Tránsito entre diapositivas” → la T de Transición es la T de Tránsito.
• “Animación = Acción sobre un objeto” → la A de Animación es la A de Acción.
• SQL básico en orden lógico: “Selecciono (SELECT) de (FROM) donde (WHERE) ordenado por (ORDER BY)”.
• Clave primaria = DNI de la tabla: única, obligatoria, irrepetible.
• Patrón de diapositivas = Molde: todo lo que cambias en el molde se refleja en todas las piezas fabricadas con él.